Oftmals erleben wir, dass die Mitarbeiter sich nicht vor der Veränderung sperren. Meist beklagen sie, dass zu viele unterschiedliche Dinge umgesetzt werden sollen und man dadurch den Überblick verliert.
Die Mitarbeiter haben diese Verunsicherung, weil die Kanzleiinhaber häufig am „Shiny-Object-Syndrome“ leiden. Das Syndrom besagt, dass immer wieder interessante neue Dinge die Aufmerksamkeit des Kanzleiinhabers erhalten. Taucht ein nächster interessanter Aspekt auf, springt das Interesse zu diesem über. So weiß das Umfeld nicht, wo der Fokus liegt, was überhaupt aktuell umgesetzt werden soll und vor allem fehlt häufig die Tiefe.
Sprich: es ist nicht klar, wie etwas umgesetzt werden soll.
So entsteht die Verwirrung bei den Mitarbeitern, die intrinsisch gerne den Veränderungsprozess mitgestalten möchten, aber stets verwirrt und überfordert sind.
Um die Transparenz zu gewährleisten nutzen wir die sogenannte OKR Management Methode. OKR steht für Objective and Key Results und wird in vielen innovativen Unternehmen eingesetzt.
Die Idee hinter der Methode ist, eine einfache, kurzweilige und transparente Form zu finden, mit der alle Mitarbeiter klarkommen.
In Kurzform kann man es so beschreiben: Ein Team, bestehend aus bis zu acht Mitarbeitern, bestimmt für sich drei Ziele mit ca. drei Bedingungen. Diese Ziele sollten in einem Zeitraum von drei Monaten erreicht werden. Sollten die Projekte zu groß sein, werden Zwischenziele benannt.
Der Hintergrund ist, dass ein Projekt(-abschnitt) nicht länger als drei Monate vorgeplant werden sollte, um eventuelle Abweichungen berücksichtigen zu können. Ein Zeitraum von drei Monaten wird als „bald“ wahrgenommen und es wird nicht verschoben. Des Weiteren wird die Zahl 3 als „nicht viel“ erachtet. Sie ist überschaubar und man kann sich drei Ziele sehr gut merken.
Die Objective and Key Results (OKR) Methode beschreibt dieses Vorgehen. Da sich der Begriff nicht so einfach anhört, wie es ist, haben wir diese umgewandelt. Viele Steuerberater oder Kanzleimitarbeiter können sich oft auch nicht mit den englischen Begriffen identifizieren. Daher haben wir diese Methode „Bierdeckelprojektmanagement“ getauft, mit der wir Kanzleien beraten.
Um es plastisch erlebbar zu machen, haben wir extra Bierdeckel drucken lassen, auf denen die drei Ziele für drei Monate definiert werden.
Die Bierdeckel werden dann häufig an das Schwarze Brett oder an den Kühlschrank gehängt. So weiß jeder, welche Ziele und Veränderungen zurzeit anstehen.
Wenn dann neue Projekte und Veränderungen anstehen, werden diese in das „Backlog“, also auf die Warteliste geschrieben. Nach drei Monaten wird bewertet, ob die Ziele erreicht wurden und im Idealfall werden dann die nächsten drei Innovationen definiert. Diese Methode bringt viel Entspannung und Konzentration in das gesamte Team.
Wichtig ist bei dem Bierdeckelprojektmanagement, dass alle Beteiligten die Ziele kennen. Dann wird der Weg in die richtige Richtung gehen. Ab und an bestimmt auch mit Rückschlägen, doch das Ziel ist bekannt.
Die Ziele bzw. die dahintersteckenden Projekte müssen auch nicht in drei Monaten abgeschlossen sein. Es können also auch Zwischenschritte sein.
Wenn weitere Ideen oder Projekte angedacht sind, können diese bei der Auswahl der nächsten drei Ziele genutzt werden. Somit gibt es pro Team nie mehr als drei Projekte gleichzeitig.
Fortsetzung folgt …
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